پاورپوینت فرمها و نمونه ها (pptx) 21 اسلاید
دسته بندی : پاورپوینت
نوع فایل : PowerPoint (.pptx) ( قابل ویرایش و آماده پرینت )
تعداد اسلاید: 21 اسلاید
قسمتی از متن PowerPoint (.pptx) :
بنام خدا
فرم ها
و
نمونه ها
مقدمه
به طورکلی٬ فرم ها ونمونه ها یکی ازوسایل اداره امورهرسازمان است ومعمولاحاوی اطلاعاتی می باشد که استفاده ازآنها درایجادهماهنگی در سازمان و اداره صحیح امورفوق العاده ضروری می باشد.فرم ها ونمونه ها وسیله اجرای سیستم ها و روشهاست وچون درهر سازمان اطلاعا ت ازطریق آنها به جریان می افتد٬نقش فرم ها ونمونه ها در استقرار سیستم ها وروشها حائز اهمیت است. دستورهای اجرایی به وسیله فرم ها ابلاغ می شود٬روشهای کاربرروی فرم های مخصوص نوشته می شود واطلاعات ٬اعداد وارقام آماری که برای اتخاذ تصمیم مورد استفاده مدیران وسرپرستان قرار می گیرد٬ توسط فرم ها ارسال می گردد.
تعریف فرم ونمونه
فرم کاغذی است دارای عنوان مخصوص که بعضی از قسمت های آن برای ثبت اطلاعاتی از قبیل نام مشخصات٬تاریخ وسایرجزيیات توصیفی خالی گذاشته می شود.
فرم انواع بسیاردارد وازهرنوع آن درمورد خاصی استفاده میگردد٬مانند فرم درخواست کالا ازانبار٬فرم صورت حساب هزینه ٬فرم حضور وغیاب کارمندان وکارگران٬لیست حقوق وترازنامه موسسه و...
نقش فرم در ساده کردن عملیات انبار
فرم ها ونمونه های موجوددرهرسازمان٬ نشان دهنده نحوه اجرای سیستمها وروشهای معمول در آن سازمان است وبهبود بخشیدن به آنها نه تنها در افزایش بهره ومیزان کارایی یک سازمان موثراست بلکه ازآنجا که هرساله هزینه هفتگی صرف تهیه وتکمیل وبه جریان انداختن آنها می شود بسیاربه جاست که مورد توجه مدیریت قرار گیرد.از طرف دیگر٬فرم ها و نمونه ها از وسایل اجرای سیستمها و روشها می باشند٬ بنابراین بهترکردن طرح فرم ها٬حذف فرم های زائد وغیرضروری وترکیب فرم های مشابه با یکدیگر٬اجرای سیستم یاروش راساده تر وسریعتر می نماید.بنابراین٬کنترل فرم ها و نمونه ها در هر سازمان سبب تقلیل هزینه ها و ایجاد تسهیل و تسریع در انجام امور می شود و به سازمان این امکان را می دهد که تولید یا خدمت بیشتری را با شرایط بهتر و مناسبتر عرضه کند.
هدف ازکنترل فرم ها
هدف اساسي از كنترل فرم ها و نمونه ها اين است كه بتوان با طرح فرم ها و نمونه هاي بهتر و حذف فرمهای غیر ضروري ضمن اجراي سهولت در اجراي سيستم يا روش٬هزينه هاي به فرم ها را نيز كاهش داد.بدين ترتيب ٬منظور و هدف از اعمال كنترل فرم ها را مي توان به شرح زير بيان كرد:
حذف فرم هاي غير لا
ترکیب فرمهای مشابه
تجدید نظردرفرمهای موجودوطرح فرمهای مورد نیاز
تقلیل هزینه های مربوط به تهیه تکثیرواستفاده ازفرمهای ضروری
تجزیه وتحلیل مداوم فرم هابه منظور ساده کردن کار و بهبود بخشیدن به سیستمها وروشهای موجود درسازمان
بنابراين كنترل فرم ها و نمونه ها در هر سازمان سبب تقليل هزينه ها و ايجاد تسهيل و تسريع در انجام امور ميشود و به سازمان اين امكان را مي دهد كه توليد يا خدمت بيشتري را با شرايط بهتر و مناسب تر عرضه كند.
مراحل طراحی فرم ونمونه
تجزیه وتحلیل فرم
ترکیب فرم های مشابه با یکدیگر
تهیه طرح فرم
شماره گذاری فرم
تعیین مشخصات کاغذ ونوع چاپ فرم وارسال آن جهت چاپ
تجزيه و تحليل فرم
تجزيه و تحليل فرم عبارت است از بررسي در خواست فرم هاي جديد و فرم هايي كه براي تجديد چاپ فرستاده مي شود٬همچنين مطالعه در مورد فرم هاي موجود به منظور حذف فرم هاي غير ضروري.
در تجزيه و تحليل فرم سوالهاي زير را مطرح مي كنند:
- چرا اين فرم لازم است؟
- آيا كليه ي نسخه هاي اين فرم لازم است؟
- آيا كليه ي قسمت ها و اطلاعات موجود در فرم لازم است؟
تركيب فرم هاي مشابه با يكديگر
تركيب فرم هاي مشابه و تبديل آنها به يك فرم٬يكي ديگر ازوظايف قسمت كنترل فرم مي باشد.
معمولا در حين تجزيه و تحليل هر يك از فرم ها٬فرم هاي مشابه را مي توان تشخيص داد و آنها را در هم ادغام كرد و تعداد فرم هاي موجود در سازمان را كاهش داد.
