صفحه محصول - مقاله اثر بخشی و اهداف سازمان22 ص

مقاله اثر بخشی و اهداف سازمان22 ص (docx) 22 صفحه

دسته بندی : تحقیق

نوع فایل : Word (.docx) ( قابل ویرایش و آماده پرینت )

تعداد صفحات: 22 صفحه

قسمتی از متن Word (.docx) :

اثر بخشی و اهداف سازمان ‏یکی از مباحث مدیریتی که ممکن است برای عموم مدیران هم جالب باشد و هم کاربردی بحث «اثربخشی و کارایی» سازمان است. بدیهی است مدیران متعهد و مسئول مایل اند بدانند که سازمانشان در چه وضعیتی قرار دارد و برای دستیابی به اهداف سازمانی باید چه معیارهایی را برای سنجش عملکرد واحد یا سازمان خود درنظر داشته باشند. ‏اثربخشی مبحثی است که حدود پنجاه سال پیش پیتر دراگر، صاحب نظر بلند مرتبه مدیریت، آن را به طور علمی مطرح کرد و در دهه ی 70 ‏در مورد آن مطالعات گوناگونی آغار شد که تاکنون ادامه یافته است. اینک می توان گفت که درباره این موضوع مجموعه منسجمی از اطلاعات حاصل از تحقیقات در جهان گرد آوری شده است. ‏امروزه در سازمان های پپیشرفته و موفق جهان سعی می شود تا برای اثر بخشی سازمان اهداف روشن و مشخصی درنظر گیرند و سپس در جهت نیل به آن ها همه توان خود را به کار برند. مثلأ ممکن است در مؤسسه ای توجه و تاکید بر مهارت های استراتژیک و تعامل و روابط بین سهامداران ، به طوری که کوشش ها در جهت نیل به اهدا فشان و تامین منافع سهامداران سوق داده شود. مطالعات انجام شده درباره اثربخشی نشان می دهد که «بهترین راه» برای اثر بخشی وجود ندارد، زیرا به دیدگاه مدیریت هر سازمان نسبت به اثر بخشی بستکی دارد. آنچه می توان در همه سازمان های موفق مشاهده کرد و وجه اشتراک آن هاست، توجه به «کیفیت» و ««رضایت مشتری» است. اما برای نیل به این اهداف باید فرهنگ سازمانی لازم، معیارها، ارزش ها، هنجارها و اصول مربوطه در آن طراحی شود. در واقع، موضوع، هدف و راه های نیل به اثر بخشی باید در سازمان ها برای آن روشن باشد و سپس مدیریت بکوشد تا ویژگی های مربوط به اثربخشی، به صورت دیدگاهی ‏مشترک برای همه افراد سازمان نهادینه شود. در این حالت است که می توان سازمان را به سوی اثر بخشی سوق داد. ژوزف ویس در این مورد به سه موضوع رسالت، ارزش ها و اصول راهنمایی ‏اشاره کرده است. در مورد رسالت سازمان، ممکن است به طور نمونه مؤسسه ای در جهت بهبود مداوم محصولات یا خدمات، افزایش درآمد و سود سازمان و بهره مند شدن از آن توسط همه کارکنان و توسعه و گسترش آن اقدام کند. سپس وجود ارزش های سازمان است که توجه به آن ها سازمان را در نیل به رسالت تعیین شده کمک می کند. در این زمینه، مئلأ ممکن است ارزش در یک سازمان در درجه اول نیروی انسانی آن باشد که به عنوان منبع قدرت و توانای سازمان منظور شود. احساس تعهد و تعلق و انجام کارها به صورت گروهی و منسجم، ارزش های اصلی انسانی سازمان را دربر می گیرند. اصول راهنمایی درواقع به کوشش هایی اطلاق می شود که سازمان را در جهت رسیدن به اهدافش کمک می کند. کیفیت به عنوان مهم ترین موضوع کسب رضایت کارکنان و ارائه خدمات مربوط به نگهداری، انجام کارها به شکل گروهی و داشتن حس اعتماد و احترام نسبت به یکدیگر را در سازمان می توان از اصول هدایت کننده کارکنان سازمان تلقی کرد. اثر بخشی چیست؟ در بخث اثر بخشی سازمان باید توجه داشت که اثر بخشی و اهداف سازمانی به هم کاملا مرتبط هستند. در واقع در تعریف اثر بخشی می بینیم که نیل به اهداف سازمان مورد نظر است. بنابر این ، ابتدا با هدف سازمانی و اشاراتی به تعیین هدف و روش های متداول آن ضروری است. هدف سازمانی همه سازمان ها در وهله اول برای خدمت و تامین نیازهای مشتریان و مردم جامعه به وجود می آیند. از این رو سازمان ها باید دقیقا مشخص کنند که چه گروه یا گروه هایی از مردم از خدمات آن ها بهره مند خواهند شد. در واقع قدف سازمانی نوعی وضعیت مطلوب و مورد نظر است که هر سازمان ‏قصد دستیابی به آن را دارد. مثلأ در یک سازمان دولتی مانند وزارت آموزش و پرورش، هدف انجام کلیه اقدامات لازم 0 ‏در جهت آموزش دروس دوره ابتدا یی به کودکان مدرسه است، یا هدف شرکت ایران خودرو ساخت ماشین پیکان برای گروهی از جامعه است که قدرت خریدشان محدود است. در این زمینه، نقش اصلی مدیریت ارشد هر سازمان تعیین اهداف و استراتژی سازمان و ایجاد شرایط و محیطی به منظور اجرای استراتژی، در جهت نیل به اهداف، تعیین شده است. ‏در تعیین هدف سازمانی معمولأ سهامداران یا اعضای هیئت مدیره سازمان تعیین کننده اهداف اند. در تعیین اهداف ممکن است با نظرات موافق و مخالف روبرو شوندکه در این حالت احتمال دارد به تضاد بیانجامد. تضاد ممکن است سازنده یا مخرب باشد، اما در وضعیت یا حالتی که با تضاد مواجه هستیم، باید به تضاد سالم و ویژکی های آن توجه کرد تا به تعیین اهداف واقعی و عملی منجر شود. نکته دیگر در تعیین هدف، احتمال تاثیر تصوراتی است که در برقراری هدف یا اهداف غیر واقعی و جاه طلبانه منظور می شود و در نتیجه مدیران ارشد اهدافی را درنظر می گیرند که نیل به آن ها عملأ مقدور نباشد. در چنین حالتی رهیافت منطقی و عقلایی و سازش سازنده می تواند نقش داشته باشد. مثلأ ممکن است که در جریان تعیین هدف، مدیرانی باشند که بخواهند در بخش خود از اختیارات خاصی استفاده کنند که بیش از حد متعارف باشد. در این حالت سازش منطقی می تواند به حل مشکل و تضاد کمک کند. یکی از شیوه های شناخته شده در تعیین اهداف، که از دهه ی 50 تاکنون از آن استفاده شده است، مدیریت برمبنای هدف است که پیتر دراگر آن را طراحی کرده است. مدیریت برمبنای هدف براساس فلسفه مشارکت کارکنان استوار است که با توجه به سبک رهبری، افراد سازمان را در تصمیم گیری ها و عملیات سیستم تشویق می کند. بنابراین، مدیریت براساس هدف به تشخیص بسیار خوب و روشن و برقراری ارتباط بین مدیران وکارکنان نیاز دارد. مراحل و فرایند نظام مدیریت برمبنای هدف به اختصار عبارت اند از: ‏مأموریت و اهداف رسمی ‏در مشارکت کارکنان و در تعیین اهداف باید ماموریت و قصد اساسی سازمان روشن باشد. بنابراین، پس از تهیه ی طرح کلی و مقدمانی مربوط به مقاصد و مأموریت(های) سازمان توسط مدیر ارشد، طرح کلی در اختیار مدیر سطح پایین تر قرار می گیرد تا واحد یا قسمت مربوطه خود را با آن هماهنگ و همراه سازد. برقرای این نوع ارتباط، به منظور ایجاد یکپارچگی در هدف یا اهداف و مقاصد سازمانی در کل سازمان است. پیش بینی ‏پس از این که قصد ماموریت هر یک از مدیران تعیین شد، شرایطی که احتمال دارد بر آن اثر گذارد باید پیش بینی شود. در این مرحله لازم است وضعیت و عملیات داخل سازمان مورد بررسی و سؤال قرارگیرد. مثلأ در چه زمینه هایی نقاط قوت داریم یا ممکن است داشته باشپم و نقاط ضعف احتمالی ما چه خواهند بود. بررسی فرصت ها و موقعیت های مثبت، همچنین توجه به محدودیت ها و مشکلات در تعیین اهداف صحیح و واقع بینانه مؤثر خواهند بود و ضروری است. ‏آگاهی از وضعیت محیط خارج و داخل سازمان به مدیران ارشد کمک می کند به تعیین ماموریت بلند مدت و جامع سازمان بپردازند. متعاقبأ به تعیین اهداف کوتاه مدت نیز باید توجه داشت که خود پایه ای برای عملیات روزانه هر واحد در سازمان تلقی خواهد شد. ‏‏برنامه عملیاتی ‏پس از آن که اهداف مشخص شدند، اقدامات اصلی لازم برای اجرای آن ها را باید تعیین کرد و آن ها را جزیی از روش عملیاتی به حساب آورد. بنابراین، ضروری است تا همه ی فعالیت های اصلی سازمان مشخص شوند و به تصویر درآیند. برنامه ای که برای انجام هر فعالیت تعیین می شود باید طوری تهیه گردد که همه افراد مسئول دقیقأ بدانند که در جهت نیل به اهداف خاص، چه اقداماتی باید انجام شود. این مرحله یا اقدام را برنامه عملیاتی نیز می نامند. این برنامه نه تنها موجب راهنمایی در انجام فعالیت ها و امور می شود، بلکه به تنظیم صحیح منابع کمک می کند، در آموزش افراد سازمان مؤثر خواهد بود و در نهایت در اندازه گیری و سنجش و نیل به اهداف نیز اثر مثبت خواهد داشت. بودجه ‏تعیین بودجه برای هر هدف، تعهد و مسئولیت همه منابع أرگیر در برنامه را در جهت نیل به اهداف نیاز دارد. نه تنها به منابع مالی، بلکه به مکان، وسایل، نیروی انسانی و سایی منابع مربوطه نیاز دارد و باید برای هر یک از منابع بودجه لازم را در نظر گرفت. با انجام این بخش ازکار، مدیر برای کنترل اهداف در موقیعت بهتری قرار می گیرد. استانداردها هر گاه مرحله برنامه ریزی مدیریت بر مبنای هدف پایان یابد، لازم است تا نسبت به جنبه های کنترلی اقدام شود. اولین قدم در برنامه مدیریت در جهت برقراری استانداردهایی است که به منظور تعیین و تشخیص درجه موفقیت نیل به اهداف باید به کار برده شوند. بنابراین، برای هر سازمان، به علت اهمیت این موضوع، باید توجه نمود تا استأنداردهایی که تهیه می شوند واقع بینانه و قابل اجرا باشند و مناسب هر وضعیت خاص تهیه شوند. ‏اندازه گیری ‏هنگامی که استانداردها برقرار شوند، باید در جهت نیل به اهداف به کار روند و این فرایند همان اندازه گیری است. یکی ازروش های اثر بخش اندازه گیری، برقراری سیستم اطلاعات مدیریتی است. سیستمی که ازطریق آن مدیران می توانند در هر زمان به اطلاعات وعملکرد گذشته و وضعیت کنونی سازمان «ست یابد. در مورد میزان بشرفت کارها و نیل به اهداف سازمان باید به جنبه های رو انشناختی و جامعه شناختی کارها توجه نمود، زیرا وقتی کارکنان متوجه شوندکه وظایف محول به آنان اندازه گیری می شو«، در عین حال که از این عمل استقبال می کنند، فکران نیز خواهند شد. بنابراین، باید توجه داشت که در این مورد دقت لازم به عمل آید وکارکنان توجیه شوندکه برای ‏انداره گیری کار شان چه استانداردها ی و ضوابطی به کار گرفته می شوند. ‏ ‏اقدام اصلاحی ‏با اجرای برنامه انداره گیری پیشرفت کارها ممکن است معلوم شود که به اهداف نرسیده ایم. بنابراین، هرگاه به چنین نتیجه ای رسیدیم، باید به انجام اقدامات اصلاحی و به رفع علل یا موانعی بپردازیم. اقدام اصلاحی باید توسط مدیر مسئول اجرا شود و این بدان معنی است که نباید فردی یا شخصی به عنوان بازرس یا ممیز این کار را انجام دهد، زیرا موجب احساس ناامنی و نگرانی کارکنان می گردد. اقدام اصلاحی باید با نگرش یاد گیری صورت گیرد تا از تکرار اشتباهات جلو گیری شود. ‏‏اثر بخشی در سازمان چیست؟ ‏در بحث اثر بخشی به این دلیل هدف سازمانی مطرح شدکه با موضوع اثر بخشی سازمان مرتبط است و این نکته از تعاریف زیر درباره اثر بخشی به خوبی پیداست: ‏بنا به عقیده دفت اثر بخشی سازمان عبارت از درجه یا میزانی است که سازمان به هدف های مورد نظر نزدیک می شود. این تعریف نشان می دهدکه همه سازمان ها باید در مرحله ای از زمان تعیین کنند که تا چه حد در جهت نیل به اهدافشان عمل کرده اند و به آن اهداف دست یافته اند.گرچه تعریف اثر بخشی جامع و ساده به نظر می رسد، در عمل می بینیم که هریک از مکاتب مدیریت درباره اثر بخشی نگرش خاص خود را ارائه داده اند. ‏تیلور، بانی مدیریت علمی و پایه گذار مکتب کلاسیک، اعتقاد داشت که با توجه به وضعیت فنی سازمان، می توان اثر بخشی را به وسیله عواملی مانند به حداکثر رساندن میزان تولید، به حداقل رساندن هزینه ها و به کار بردن منافع در حد مطلوب به بالاترین میزان رساند. فایول، که در زمینه اصول مدیریت اولین نظریه پرداز بود، معتقد بودکه اثر بخشی نتیجه اعمال قدرت و نظم و انضباط در داخل سازمان است که باید روشن و واضح باشند. به علاوه، به کار گیری وحدت فرماندهی و هدایت و رهبری، نظم و ترتیب، تساوی و عدالت، وجود ثبات شغلی، ابتکار و تقویت روحیه کارکنان است که موجب اثر بخشی سازمان می شود. در مقابل نظریه پردازان مکتب کلاسیک، صاحب نظران مکتب روابط انسانی، که در رأس آنان التون مایو قرار داشت، معتقد بودند که اثر بخشی در سازمان ناشی از رضایت خاطر کارکنان است که خود حاصل از توجه به نیازهای فیزیکی و روانی کارکنان است. هرقدر مدیران به برقراری روابط انسانی و تعامل بین کارکنان و مدیر بیشتر توجه کنند، بر اثر بخشی سازمان تاثیر بهتری خواهد داشت. در واقع عوامل اجتماعی و روانشناسی محیط کار موجب روابط انسانی مؤثر می گردد. سایر متفکران مدیریت علمی، مانند آبراهام مازلو و داگلاس مک گرگور، به نیازهای انسان و نهایتأ به موضوع «خودیابی» توجه داشتند که در نتیجه بر احساس تعلق و تعهد، دلبستگی کارکنان به سازمان و بالاخره بر میزان اثر بخشی سازمان اثر مثبت خواهد داشت. معیارهای سنجش اثربخشی ‏از دیدگاه مدیران، نتیجه کوشش ها و برنامه ریزی های آنان برای نیل به اهداف سازمانی باید ‏به سنجش درآید و مشخص شود که سازمان تا چه حد به اهدافش دست یافته است. پیتردراگر کفته است که عملکرد سازمان ها را می توان بر اساس درجه اثر بخشی وکارایی آن ها شناخت. بابر این، باید درصدأ بود تا با استفا«ه از معیارها بتوان از وضعیت عملکرد سازمان ها مطل شد. هوج درکتاب تزری ممازه ن و وابینز در لحاب تثوری مازمان از دیدگاه کمبل` سی معیار «ر زمینه اثر بخشی و عملکرد سازمان را معرفی کرده اند که در جدول 1.3 ‏آمده است. ‏جدول 1.6 ‏معیارهای اثربخشی سازمانی آمادگیحوادثاثربخشی کلی سازمانرشداجماع در هدفرضایت شغلیارزش منابع انسانیروحیهارزیابی بوسیله موسسات خارج از سازمانسازگاری نقش ها و هنجارهااتعطاف پذیری / انطباقسودانگیزشکاراییبرنامه ریزی و تعیین هدفکنترلبهره برداری از محیطکیفیتبهره وری مشارکت و نفوذ مشترکتاکید بر موفقیتمهارت های ارتباطی مدیرتاکید بر آموزش و توسعهمهارت های انجام وظایف مدیریتیترک خدمتمیزان غیبت در کارتعارض / انسجامنهادینه کردن اهداف سازمانثباتمدیریت اطلاعات ‏طبق جدول 1.6 ‏برای سنجش اثربخشی معیارهای متعددی وجود دارد و با توجه به نوع و فعالیت سازمان و دیدگاه مدیران می توان مناسب ترین معیارها را انتخاب کرد و به کار برد. ‏در زمینه روش های سنجش اثر بخشی کیم کامرون به چهار مدل اشاره کرده است که رابینز و دفت هم از این مدل ها درکتاب خود آورده اند. در زیر به شرح مختصر این مدل ها می پردازیم. روش مبتنی بر دستیابی به هدف ‏به منظور سنجشی اثر بخشی سازمان، باید هدف های مورد نظر سازمان شناخته و سپس عملکرد سنجیده و اندازه گرفته شود. بنابراین، در این روش ابتدا باید مشخص نمود که هدف چه بوده است (هدف هایی از قبیل به حداکثر رساندن سود، جلو گیری از ازدست دادن بازار و ایجاد محیط تدافعی برای محصولات سازمان یا داشتن محیط سازمانی سالم). این روش بیشتر در سازمان های تولیدی و تجاری کاربرد دارد، زیرا به راحتی می توان هدف های سازمان را سنجید. در سازمان های اداری و خدماتی نیز می توان عملکرد را سنجید، مشروط بر آنکه دارای برنامه و هدف باشد. از طرفی، در تعیین هدف باید توجه داشت که هدف باید قابل دسترسی و عملی باشد و از تعیین هدف انتزاعی خودداری کود. ‏روش مبتنی بر تامین هدف بر این فرض استوار است که سازمان ها پدیده های عقلایی هستند و هنگامی که هدفی را تعیین می کنند می کوشند تا به آن دست یابند. رابینز در این مورد می گوید که سازمان ها باید اهداف نهایی داشته باشند نه اهداف زودگذر. اهداف باید مشخص باشند و خوب تعریف شوند تا کارکنان تصویر روشنی از آن ها به دست آورند. از جنبه انتزاعی و ذهنی بودن اهداف باید فاصله گرفت، افراد باید اهداف را بپذیرند و همسویی نظر حاکم باشد. به علاوه، پیشرفت در جهت نیل به اهداف باید قابل مشاهده باشد. در عمل، روشی مبتنی بر هدف بر این نکته تاکید دارد که هر قدر سازمان ها در رسیدن به اهدافشان نزدیک تر باشند اثربخشی تر هستند. روش سیستم تامین منابع ‏بنابر روش سیستم تامین منابع، اثر بخشی سازمان بر میزان یا درجه موفقیت سازمان در کسب منابع مورد نظرش از محیط منوط است. استدلال و فرضیه این سیستم بر این مبنا استوار است ‏که بین سیستم ورودی های سازمان از محیط کلان خود و عملکرد سازمان رابطه روشنی وجود دارد، یعنی فردی که سازمان در تامین منابع مورد نیاز خود راحت تر و موفق تر باشد، بر میزان اثر بخشی آن اثر مثبت خواهد داشت. دفت می گو ید که اثر بخشی سازمان به توانایی آن در بهره برداری ار محیط خود در جهت تامین مناع ارزشمند وکمیاب بستکی دارد. در حقیقت سازمان باید در تحصیل و تامین منابع مورد نیاز خود و در نتیجه در حفظ و نگهداری سیستم سازمانی موفق باشد، تا در کیفیت اثر بخشی باقی بماند، ولی اثر بخشی صرفأ به کسر. بهترین منابع از محیط بستگی ندارد، زیرا سازمان هایی بوده اند که از منابع کاملأ استفاده کرده اند، ولی به هدف مورد نظر نرسیده اند. روشی مبتنی بر فرایند درونی سازمان ‏بنابراین روش، سازمان اثر بخش سازمانی است که از سلامت سازمانی لازم برخورد ار باشد و ‏افرادی را داشته باشدکه دارای انگیزش، علاقه مندی، احساس مسئولیت و نسبت به سازمان متعهد باشند. به عبارت دیگر، سازمان اثر بخش سازمانی است «سالم» بدین معنی که اطلاعات سازمانی در سطوح سازمان به طور افقی وعمودی جاری باشد، تضاد در آن بسیار اندک و روابط درون سارمانئ براساس اعتماد و حسن نیت باشد. دفت می گوید در چنین شرایطی است که کارکنان سازمان احساس خوش و رضایتمندی خواهند داشت و دست به دست هم می دهنأ تا بهره وری را به بالا نرین میزان برسانند. این ویژگی ها نشان می دهند که در این روش، از دیدگاه اثر بخشی، بیشتر به محیط داخل سازمان توجه می شود تا محیط خارج. باید اضافه کرد که سایر عوامل درون سازمانی مانند فرهنگ سازمانی، حس وفاداری و تعلق و تعهد، حس اعتماد و تفاهم بین کارکنان، وجود سیستم ارتباطات سازنده و قوی، نظام ارزشیابی صحیح ازکارکنان، سیستم تشویق و پاداش دهی برافزایش درجه اثر بخشی تاثیر چشمگیری خواهند داشت. ‏ مدل استراتژیک پایه گذاران سازمان ‏بر اساس این مدل، اثر بخشی سازمانی بر این نکته دلالت دارد که سازمان اثر بخش، سازمانی است که به خواسته ها و نظرات کسانی که آن را پایه گذاری کرده اند پاسخ دهد، مانند دانشگاه ها. در دانشگاه ها تاکید بر آموزش دانشجویان و در نهایت فارغ التحصیل شدن آنان است و در موردکاریابی و ‏اشتغال فاغ التحصیلان هدفی مد نظر نیست و به این ترتیب بقای دانشگاه حفظ می شود. کامرون که طراح چهار مدل بالاست می گوید که استراتژی مؤسسان یا پایه گذاران سازمان این است که باید حداقل رضایت از عملکرد سازمان حاصل شود و به حدی از توفیق سازمانی دست یابند که در سنجش اثر بخشی آن در مورد هدف یا اهداف در نظر گرفته شده رضایت مورد نظر حاصل شده باشد. در این صورت می توان گفت که سازمان اثر بخش است. ‏چهار مدل بالا را هوج درکتاب تئوری سازمان خود از قول کامر ون مطرح کرده است و سپس خود اثر بخشی را چنین تعریف می کند: اثر بخشی سازمان وضعیتی است که در آن سازمان مورد نظر منابع را به میزان محدود مصرف کند و قادر باشد به هدف یا اهداف مطرح شده با توجه به معیارهای تعیین شده دست یابد. وی می افزاید اگر اثر بخشی را از دیدگاه سیستمی نگاه کنیم، سازمان اثر بخش را می توان این کونه تعریف کرد: سازمانی است که بدون توجه به سایر نتایج بدست آمده با محیط خود در تعادل باشد. به طور مثال، سازمان اثر بخش سازمانی است که سودآور باشد. ‏همان طور که قبلأ اشاره شد، در سنجش و آگاهی از درجه اثر بخشی سازمان ها درست نیست که صرفأ براساس یک معیار اثر بخشی سازمان را سنجید، بلکه باید توجه داشت که زمینه اثر بخشی اهداف هر سازمان چیست و با چه معیارهایی می توان عملکرد سازمان را سنجید. هوج در این باره به آنچه که کامرون توصیف کرده است بسنده نموده و می گوید به منظور انتخاب بهترین معیارهای اثر بخشی لازم است ابتدا به پرسش های زیر پاسخ داده شود: 1 ‏. قلمرو فعالیت سازمان چیست؛ 2 ‏. نگرش یا نقطه نظرات چه کسانی در تعیین اهداف درنظر گرفته شده است (مانند افراد مؤمس سازمان ‏) 3 ‏. اثر بخشی در چه سطحی از سازمان مورد نظر است (مثلأ اثر بخشی فردی، دوایر یا ادارات یا ‏اثر بخشی جامع وکلی سازمان)؛ 4 ‏. چه محدوده زمانی برای اثر بخشی در نظر است (کوتاه مدت یا بلند مدت)؛ 5 ‏. نوع اطلاعات و چگونکی مورد استفاده قرارگرفتن آن (ذهنی یا عینی): ‏6. از چه مرجعی استفاده شده است (تطبیقی، دستوری یا قاعده ای و هدف مداری). کارایی ‏در سنجش اثر بخشی سازمان و به طور کلی در ارزیابی عملکرد سازمان لازم است که علاوه ‏بر استفاده از معیارهای مربوطه، به درجه کارایی سازمان نیز توجه شود. از کارا یی تعاریف مختلفی شده است از جمله کارایی یعنی حدا کثر استفاده در مقابل هزینه های صرف شده. استونر می گوید که کارایی عبارت از توانایی استفاده از حداقل منابع در جریان نیل به اهداف سازمان امت 3 ‏.کارایی از این جهت برای سازمان و عملکرد آن مهم است که یک سازمان ممکن است اثر بخش باشد، به اهدافش ‏برسد، ولی کارایی لارم را نداشته باشد. به عبارت دیکر، خیلی مشکل نیست که به هدف خود برسیم، اما نکته مهم این است که با صرف چه میزان منابع و هزینه؟ همچنین احتمال دارد که سازمانی کارا باشد، ولی اثر بخش نباشد، یعنی همه منابع را به کارگیریم ولی به هدف نرسیم. هوج رابطه اثربخشی و کارایی را در نمودار 1.6 به خوبی نشان داده امت. ‏تعریف کارایی باید بسیار دقیق باشد درغیراین صورت سازمان دچار اشتباه می شود و سنجش صحیح از اثر بخشی وکارایی به دست نخواهد آمد. در اندازه گیری عملکرد سازمان هر دو مفهوم اثر بخشی وکارایی باید منظور نموند. رابطه این دو در نمودار بالا نشان داده شده است. ‏ -65690159650 نمودار 1.6 رابطه اثر بخشی و کارایی خلاصه ‏از ابتدای مباحث نظری مدیریت، محققان و مدیران عملأ در جهت افز ایس درجه اثر بخشی ‏می اندیشیدند. در آن زمان، مفاهیم اثر بخشی وکارایی مطرح نبرده، ولی در عمل همه اقدامات در جهت اثر بخشی سازمان ها بوده است. دلایل مربوط به این طرز فکر روشن است؛ به طور خلاصه، سازمان ها می کوشند تا در جهت نیل به اهداف خود موفق شوند، هزینه های تولید یا ارائه خدمات را کاهش دهند، در عین حال که کیفیت را نیز مد نظر دارند. پیتر دراکر کسی بود که بحث اثر بخشی را توام باکارایی مطرح کرد و سپس به طرح آن به طور تفصیلی پرداخت. در تعریف اثر بخشی تاکید بر نیل به اهداف سازمان است و در مورد کارایی، توجه به صرف حداقل منابع است. نگرش اثر بخشی ریشه در نظریات کلاسیک ها دارد و در هر دوره از نظریات سازمان و مدیریت به این موضوع صریحأ پرداخته شده است، از جمله فایول، التون مایو، آبراهام مازلو، و مک گرگور را تا دهه 60 ‏می توان نام برد. در واقع، پیتردراکر هنگامی که مفاهیم اثر بخشی وکارایی را مطرح نمود، زمینه های فکری لازم قبلأ آماده شده بود. نکته مهم در زمینک اثر بخشی این است که بتوا نیم با به کار گیری معیارهایی درجه اثر بخشی را بسنجیم. در این مورد هوج به ارائه سی عامل مهم در اثر بخشی پرداخته است که هر سازمان می تواند، با توجه به نگرش مدیریت خود، عوامل را انتخاب کند. در سنجش اثر بخشی باید دقت شود که ممکن است سازمانی اثربخشی باشد، ولی کارا نباشد و برعکس. یا سازمانی ممکن است نه اثر بخش باشد و نه کارا. از دیدگاه مدیریت، بسیار مهم است که مدیران، برای نیل به اهداف سازمانی، ار وضعیت سازمان خود مطلوب باشند.